Das Wichtigste in Kürze
- Digitalisierung im Handwerk setzt an den Übergaben an: Daten sollen nur einmal erfasst werden, von der Anfrage bis zur Rechnung.
- Laut Bitkom-Umfrage 2025 fehlt 72 Prozent der Betriebe vor allem die Zeit, 69 Prozent nennen hohe Investitionskosten als Hürde.
- Seit 2025 müssen alle Betriebe E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch ausstellen.
- Kostenfreie Beratung bieten die Handwerkskammern, Zuschüsse gibt es über Landesprogramme wie den Digitalbonus Bayern und bis Ende 2026 über die BAFA-Beratungsförderung.
- Gute Berater arbeiten herstellerneutral, nennen ein messbares Ziel und machen Ihr Team selbstständig.
Handwerk digitalisieren bedeutet, Abläufe vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung mit Software zu steuern statt mit Zettel, Excel und Zuruf. Dazu gehören Angebote, Termine, Zeiterfassung, Baustellendokumentation und Kundenpflege. Das Ziel ist nicht möglichst viel Technik. Vielmehr geht es um weniger Büroarbeit am Abend, schnellere Angebote und weniger vergessene Anfragen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen einen Plan in vier Schritten. Zudem finden Sie Software-Kategorien mit Beispielen, aktuelle Förderprogramme und kostenfreie Beratungsangebote. Am Ende wissen Sie, wie Sie einen Berater oder eine Agentur auswählen und welche Fragen Sie im Erstgespräch stellen.
Was bedeutet Handwerk digitalisieren konkret?
Handwerk digitalisieren heißt, wiederkehrende Abläufe wie Angebot, Planung, Zeiterfassung und Rechnung in einer durchgängigen Software abzubilden, damit Daten nur einmal erfasst werden müssen.
Viele Betriebe denken bei Digitalisierung zuerst an eine neue Website oder an Tablets für die Monteure. Das ist aber nur ein Teil. Entscheidend ist der Weg einer Information durch den Betrieb. Eine Anfrage kommt per Telefon, dann folgt ein Aufmaß, danach ein Angebot. Später kommen Material, Einsatzplanung, Stunden und Rechnung hinzu.
Wenn jede Station ein eigenes Werkzeug nutzt, tippt jemand dieselben Daten mehrfach ab. Genau dort entstehen Fehler und Überstunden im Büro. Digitalisierung im Handwerk setzt deshalb an den Übergaben an.
Beispiel: Ein SHK-Betrieb mit acht Mitarbeitenden schreibt Stundenzettel auf Papier. Die Bürokraft überträgt sie freitags in Excel und danach in das Rechnungsprogramm. Mit einer mobilen Zeiterfassung, die direkt an die Rechnung angebunden ist, fällt dieser Zwischenschritt weg.
Wo steht das Handwerk 2026 bei der Digitalisierung?
Die meisten Betriebe sind digital sichtbar, aber intern oft noch analog. In einer Bitkom-Umfrage benoten Handwerksbetriebe ihren eigenen Digitalisierungsstand im Schnitt mit 3,0.
Der Digitalverband Bitkom hat dazu 2025 insgesamt 504 Handwerksbetriebe telefonisch befragt. Die Ergebnisse stehen im Bitkom-Studienbericht Handwerk. So haben 94 Prozent eine eigene Website. Zudem versenden 68 Prozent Angebote digital und 62 Prozent ihre Rechnungen. Künstliche Intelligenz nutzen dagegen erst 4 Prozent der Betriebe.
Interessant sind vor allem die Hürden. So nennen 69 Prozent hohe Investitionskosten als Hemmnis. Außerdem sagen 72 Prozent, dass ihnen im Tagesgeschäft die Zeit für Digitalisierung fehlt. Kleine Betriebe mit bis zu vier Beschäftigten geben sich im Schnitt die Note 3,2. Betriebe ab 20 Beschäftigten kommen dagegen auf 2,1.
Für Sie heißt das konkret: Zeit ist der eigentliche Engpass, weniger das Geld. Planen Sie die Einführung deshalb in kleinen Etappen, die neben dem Tagesgeschäft machbar sind.
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Wie können Sie Ihr Handwerk digitalisieren, Schritt für Schritt?
Starten Sie mit einer ehrlichen Ist-Analyse, legen Sie dann Ihre Kernprozesse fest, wählen Sie erst danach die Software und führen Sie diese in einem kleinen Pilot ein.
Schritt 1: Ist-Analyse statt Wunschliste
Schreiben Sie zuerst auf, wo heute Zeit verloren geht. Fragen Sie dazu Büro, Meister und Monteure getrennt. Notieren Sie, welche Daten wo liegen und wer sie wie oft abtippt. Hilfreich ist auch der Digitalisierungscheck, den das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk entwickelt hat.
Schritt 2: Prozesse festlegen, bevor Sie Software kaufen
Beschreiben Sie Ihre vier wichtigsten Abläufe auf je einer Seite. Typisch sind Anfrage bis Angebot, Auftrag bis Einsatzplanung, Baustelle bis Stundennachweis und Rechnung bis Zahlungseingang. Legen Sie für jeden Schritt fest, wer zuständig ist. Erst dann wissen Sie, was die Software leisten muss.
Schritt 3: Software nach Prozessen auswählen
Vergleichen Sie zwei bis drei Anbieter anhand Ihrer Prozessbeschreibung. Testen Sie jede Lösung mit einem echten Auftrag aus dem letzten Monat. So sehen Sie schnell, ob Angebot, Planung und Rechnung zusammenpassen. Prüfen Sie zudem Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater, etwa per DATEV-Export.
Schritt 4: Mit einem Pilot einführen
Starten Sie mit einem Team oder einem Gewerk. Benennen Sie eine verantwortliche Person im Betrieb. Nach vier Wochen sammeln Sie Rückmeldungen und passen Vorlagen an. Erst danach stellen Sie den ganzen Betrieb um. Wie so ein Projekt im Detail abläuft, zeigt unser Beitrag zur Einführung eines CRM im Mittelstand.
Welche Fehler bremsen Betriebe, die ihr Handwerk digitalisieren wollen?
Der häufigste Fehler ist ein Kauf aus dem Bauch heraus, etwa nach einer Messe. Danach passt die Software nicht zu den Abläufen und das Team arbeitet parallel weiter auf Papier. Ein zweiter Fehler sind zu viele Pflichtfelder in der App. Monteure füllen sie dann lückenhaft aus und die Daten verlieren ihren Wert.
- Kein Verantwortlicher im Betrieb, deshalb versandet das Projekt nach wenigen Wochen.
- Alte Daten ungeprüft übernehmen, sodass Dubletten und Karteileichen im neuen System landen.
- Monteure erst am Ende einbinden, obwohl sie die App täglich nutzen.
- Alles gleichzeitig umstellen, statt mit einem Prozess zu beginnen.
Wer sein Handwerk digitalisieren will, sollte deshalb lieber langsam und vollständig vorgehen. Ein sauber eingeführter Prozess bringt mehr als fünf halb genutzte Programme.
Welche Software brauchen Handwerksbetriebe?
Die meisten Betriebe brauchen eine Handwerkersoftware für Angebot bis Rechnung. Je nach Größe kommen Zeiterfassung, ein CRM für die Kundengewinnung und eine E-Rechnung-fähige Buchhaltung hinzu.
Die folgende Übersicht ordnet die Kategorien ein. Eine Rangliste stellen die Beispiele nicht dar. Die Angaben stammen von den Websites der Hersteller, Stand 31.10.2026.
| Kategorie | Wofür sie da ist | Beispiele laut Herstellerangaben |
|---|---|---|
| Handwerkersoftware | Angebote, Aufträge, Plantafel, Rechnungen, Mahnwesen | HERO, ToolTime, openHandwerk |
| Baustellen-App und Dokumentation | Fotos, Chats, Aufgaben und Formulare je Projekt | Craftnote |
| Mobile Zeiterfassung | Stunden je Baustelle, Urlaub und Abwesenheit | in HERO enthalten, bei Craftnote als Zeit-Modul |
| CRM | Anfragen, Nachfassen, Vertriebspipeline und Kundenhistorie | HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM |
| Rechnung und E-Rechnung | Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, DATEV-Export | oft Teil der Handwerkersoftware |
Eine Handwerkersoftware deckt den Auftrag ab. Ein CRM kümmert sich dagegen um die Zeit davor, also um Anfragen und Nachfassen. Welches System zuerst kommen sollte, erklärt unser Beitrag ERP oder CRM. Einen breiteren Überblick finden Sie im Vergleich der CRM-Systeme für den Mittelstand.
Was bedeutet die E-Rechnung für Handwerksbetriebe?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle. Das fasst die IHK Region Stuttgart zusammen. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, ob er XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
Was kostet es, das Handwerk zu digitalisieren?
Einstiegspakete für Handwerkersoftware kosten laut Herstellerangaben etwa 15 bis 70 Euro im Monat. Hinzu kommen weitere Nutzer, Einrichtung, Schulung und vor allem Ihre interne Zeit.
Die Einstiegspreise liegen laut den Preisseiten zum Beispiel bei 14,90 Euro je Nutzer und Monat für die Baustellen-App von Craftnote. Bei HERO beginnt das Einstiegspaket bei 69 Euro netto im Monat. ToolTime nennt für das Solo-Paket ebenfalls 69 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung im ersten Jahr. Größere Pakete kosten jeweils mehr.
Rechnen Sie dazu die internen Kosten. Als Faustregel braucht die verantwortliche Person in den ersten Wochen spürbar Zeit für Datenübernahme, Vorlagen und Schulung. Diese Zeit ist der größte Kostenblock, auch wenn sie auf keiner Rechnung steht.
Beispielrechnung: Kosten pro Auftrag
Die folgende Rechnung nutzt angenommene Werte. Ein Betrieb mit fünf Nutzern zahlt 300 Euro Software im Monat. Er wickelt 25 Aufträge im Monat ab. Damit kostet die Software 12 Euro pro Auftrag. Spart das Büro pro Auftrag nur 30 Minuten Abtippen bei 40 Euro Stundensatz, sind das 20 Euro. Die Software trägt sich also, wenn diese Ersparnis tatsächlich eintritt. Prüfen Sie deshalb Ihre eigenen Zahlen.
Welche Förderung gibt es, um das Handwerk zu digitalisieren?
Kostenfreie Beratung bieten die Handwerkskammern. Zuschüsse gibt es vor allem über Landesprogramme wie den Digitalbonus Bayern sowie über die BAFA-Beratungsförderung, die Ende 2026 ausläuft.
| Angebot | Wer | Leistung laut Quelle | Stand |
|---|---|---|---|
| Beratung zu Innovation und Technologie | Handwerkskammern | kostenfreie Beratung im Betrieb, auch zu Digitalisierung und KI | Handwerksblatt, September 2025 |
| Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk | ZDH und Partner | kostenfreie Workshops und Checks, Laufzeit endet 2026 | ZDH-Website |
| Förderung von Unternehmensberatungen | BAFA | 50 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten in den alten Ländern, Antrag bis 31.12.2026 | IHK Mittleres Ruhrgebiet |
| Digitalbonus Bayern | Freistaat Bayern | bis 7.500 Euro Standard oder 30.000 Euro Plus, bis 50 Prozent | Richtlinie, gültig bis 31.12.2027 |
Die Lage ändert sich je Bundesland häufig. Laut einem Ländervergleich von NordFlux gibt es 2026 noch Zuschüsse unter anderem in Sachsen, Sachsen-Anhalt, Brandenburg und im Saarland. In Baden-Württemberg ist die Digitalisierungsprämie Plus dagegen ausgelaufen. Prüfen Sie deshalb immer die aktuelle Richtlinie oder fragen Sie Ihre Handwerkskammer.
Wichtig ist zudem der Ausblick. Laut Deutscher Handwerks Zeitung endet das bisherige Mittelstand-Digital-Netzwerk Ende 2026. Ein neues Zentrum für das Handwerk soll bis Mitte 2027 starten.
Wer hilft Ihnen, das Handwerk zu digitalisieren?
Es gibt vier Gruppen von Anbietern: Handwerkskammern, öffentlich geförderte Zentren, Software-Hersteller und private Beratungen oder Agenturen. Jede Gruppe hat eigene Stärken und Grenzen.
| Anbieter | Stärke | Grenze |
|---|---|---|
| Handwerkskammer | kostenfrei, neutral, kennt Förderprogramme | begrenzte Zeit für Umsetzung im Betrieb |
| Mittelstand-Digital | Workshops, Checks, Praxisbeispiele | kein Projektpartner für die Einführung |
| Software-Hersteller | Einrichtung und Schulung für das eigene Produkt | berät nicht neutral zu anderen Systemen |
| Beratung oder Agentur | begleitet Umsetzung und Veränderung im Team | kostet Honorar, Qualität schwankt |
Ein Weg führt deshalb oft über die Kammer zuerst. Sie hilft bei Orientierung und Fördermitteln. Für die Umsetzung kommen dann Hersteller oder Berater hinzu.
LeeUP Media ist eine Option für den Teil vor dem Auftrag. Wir begleiten Handwerks- und Solarbetriebe dabei, Anfragen über Social Media, Google Ads und Anfrageseiten selbst aufzubauen. Zudem führen wir CRM-Systeme in sechs Schritten ein, von der Analyse bis zur Schulung. Wie das für Solarbetriebe aussieht, zeigt der Beitrag zu Meta Ads für Photovoltaik. Eine Grenze nennen wir offen: Wir sind kein Hersteller von Handwerkersoftware und keine Fördermittelberatung. Hinweis: Angebot der LeeUP Media GmbH, Herausgeber dieses Ratgebers.
Wie wählen Sie einen Digitalisierungsberater oder eine Agentur aus?
Achten Sie auf Erfahrung mit Handwerksbetrieben ähnlicher Größe, auf herstellerneutrale Empfehlungen, ein festes Budget mit klaren Ergebnissen und einen Plan, wie Ihr Team später ohne Berater arbeitet.
Kriterien für die Auswahl
- Referenzen aus Ihrem Gewerk oder einer ähnlichen Betriebsgröße.
- Offenlegung, ob der Berater Provisionen von Software-Herstellern erhält.
- Ein schriftliches Ziel mit messbarem Ergebnis, etwa weniger Abtippen pro Woche.
- Feste Pakete oder ein Budgetrahmen statt offener Stundenabrechnung.
- Schulung Ihres Teams, damit Sie danach selbstständig arbeiten.
Warnsignale im Gespräch
- Die Software steht fest, bevor jemand Ihre Abläufe angesehen hat.
- Versprochen werden Förderquoten, ohne die aktuelle Richtlinie zu nennen.
- Lange Vertragslaufzeiten ohne Ausstiegsmöglichkeit nach dem Pilot.
- Keine Aussage dazu, wem die Daten und Zugänge gehören.
Fragen für das Erstgespräch
- Welche drei Handwerksbetriebe haben Sie zuletzt begleitet?
- Wie messen wir nach drei Monaten, ob sich das Projekt lohnt?
- Bekommen Sie Geld von einem Software-Hersteller?
- Was passiert mit unseren Daten, falls wir die Zusammenarbeit beenden?
Entscheidungshilfe nach Betriebsgröße
Für Solo-Betriebe genügt oft eine einfache Handwerkersoftware mit Rechnung und App. Betriebe bis zehn Mitarbeitende brauchen zusätzlich Plantafel und mobile Zeiterfassung. Ab etwa zehn Mitarbeitenden lohnt sich als Faustregel ein eigenes CRM, sobald mehrere Personen Anfragen bearbeiten. Größere Betriebe sollten zudem Schnittstellen zu Buchhaltung und Lager einplanen.
Fazit: Handwerk digitalisieren beginnt mit den Abläufen
Wer sein Handwerk digitalisieren will, startet mit einer Ist-Analyse und klaren Prozessen. Erst danach folgt die Software. Nutzen Sie zuerst die kostenfreie Beratung Ihrer Handwerkskammer und prüfen Sie Förderprogramme in Ihrem Bundesland. Achten Sie zudem auf die E-Rechnung, denn die Pflichten greifen ab 2027 schrittweise.
Ihr nächster Schritt: Schreiben Sie diese Woche Ihre vier wichtigsten Abläufe auf. Wenn Sie dabei Unterstützung für Anfragen, CRM oder Vertrieb möchten, sprechen wir gern unverbindlich mit Ihnen.
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Häufige Fragen
Beginnen Sie mit einer Ist-Analyse: Wo tippt jemand Daten doppelt ab, wo gehen Anfragen verloren? Beschreiben Sie danach Ihre vier wichtigsten Abläufe und wählen Sie erst dann eine Software. Die Handwerkskammer berät Sie dabei kostenfrei.
Für die meisten kleinen Betriebe genügt zunächst eine Handwerkersoftware mit Angebot, Rechnung und mobiler App. Zeiterfassung und Plantafel kommen hinzu, sobald mehrere Teams unterwegs sind. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn mehrere Personen Anfragen bearbeiten.
Ja, aber regional sehr unterschiedlich. Bayern fördert mit dem Digitalbonus bis 31.12.2027, mehrere andere Länder haben eigene Programme. Die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen nimmt Anträge laut IHK bis 31.12.2026 an. Prüfen Sie immer die aktuelle Richtlinie.
Laut den Preisseiten der Hersteller beginnen Einstiegspakete bei etwa 15 bis 70 Euro im Monat, Stand Oktober 2026. Weitere Nutzer, Module und die Einrichtung kosten extra. Rechnen Sie zusätzlich die interne Zeit für Datenübernahme und Schulung ein.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Betriebe. Ihre Software sollte deshalb XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen.
Ein guter Berater schaut sich zuerst Ihre Abläufe an und empfiehlt erst danach Software. Er legt offen, ob er Provisionen von Herstellern erhält. Zudem vereinbart er ein messbares Ziel. Am Ende soll Ihr Team ohne ihn arbeiten können.
Quellen
