Das Wichtigste in Kürze
- Ein CRM steuert die Zeit vor dem Auftrag: Anfragen, Angebote im Status offen und Erinnerungen zum Nachfassen.
- Handwerkersoftware wie HERO, ToolTime oder openHandwerk steuert den Auftrag bis zur Rechnung und bringt oft eine einfache Kundenakte mit.
- Laut Anbieterwebsites reichen die Einstiegspreise von kostenlosen Versionen bis rund 70 Euro im Monat, Stand Oktober 2026.
- Ein eigenes CRM lohnt sich vor allem bei vielen Werbeanfragen und mehreren Personen im Vertrieb.
- Erfolgreich wird die Einführung mit wenigen Phasen, wenigen Pflichtfeldern und einer verantwortlichen Person.
Ein CRM für Handwerker ist eine Software, die Anfragen, Kontakte, Angebote und Nachfassaktionen eines Betriebs an einem Ort bündelt. CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege von Kundenbeziehungen. Im Handwerk geht es dabei vor allem um eine Frage: Welche Anfrage wurde wann von wem bearbeitet und was passiert als Nächstes?
Dieser Vergleich zeigt Ihnen, wie sich ein CRM von einer Handwerkersoftware unterscheidet. Zudem finden Sie eine Tabelle mit realen Systemen und Preisen laut Herstellerwebsite. Am Ende stehen Auswahlkriterien, Warnsignale, Fragen für die Demo und eine Entscheidungshilfe nach Betriebsgröße.
Was ist ein CRM für Handwerker und wofür brauchen Sie es?
Ein CRM für Handwerker verwaltet alles vor dem Auftrag: Anfragen, Kontakte, Angebote im Status offen und Erinnerungen zum Nachfassen. So geht keine Anfrage im Postfach oder auf dem Notizzettel verloren.
Im Alltag kommen Anfragen über Telefon, E-Mail, Website, Portale und Empfehlungen herein. Ohne festen Ort landen sie verstreut bei Chef, Büro und Meister. Ein CRM sammelt sie deshalb in einer Liste mit klarem Status. Jede Anfrage bekommt einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt mit Datum.
Laut Handwerksblatt begleiten CRM-Systeme die Kundenbeziehung von der ersten Anfrage über das Angebot bis zum Auftrag. Zudem erinnern sie daran, wann ein Kunde wieder kontaktiert werden sollte. Das gilt etwa für die Wartung einer Heizung oder den Check einer PV-Anlage.
Beispiel: Ein Dachdeckerbetrieb verschickt im Frühjahr 40 Angebote. Ohne CRM ruft niemand systematisch nach. Mit CRM sieht das Büro jeden Montag, welche Angebote seit zehn Tagen offen sind. Diese Angebote telefoniert es dann gezielt ab.
Welche Funktionen braucht ein CRM im Handwerk wirklich?
Viele Systeme bieten Hunderte Funktionen. Für einen Handwerksbetrieb zählen jedoch nur wenige davon im Alltag. Konzentrieren Sie sich deshalb auf diese Grundfunktionen:
- Eine Liste aller Anfragen mit Quelle, Datum und Verantwortlichem.
- Phasen wie Anfrage, Vor-Ort-Termin, Angebot und Auftrag.
- Erinnerungen zum Nachfassen, die per App oder E-Mail kommen.
- Notizen und Fotos vom Vor-Ort-Termin direkt beim Kunden.
- Einfache Auswertung, etwa Abschlussquote je Anfragequelle.
Alles Weitere wie Marketing-Automation oder Prognosen können Sie später ergänzen. Zuerst muss die tägliche Pflege klappen.
Worin unterscheidet sich ein CRM von einer Handwerkersoftware?
Eine Handwerkersoftware steuert den Auftrag von Angebot bis Rechnung. Ein CRM steuert dagegen die Zeit davor, also Anfragen, Vertrieb und Nachfassen. Manche Systeme decken beides teilweise ab.
| Merkmal | CRM | Handwerkersoftware |
|---|---|---|
| Schwerpunkt | Anfragen, Vertrieb, Kundenbeziehung | Kalkulation, Auftrag, Baustelle, Rechnung |
| Typische Nutzer | Inhaber, Vertrieb, Büro | Büro, Meister, Monteure |
| Kernfunktion | Vertriebspipeline mit Status und Erinnerungen | Angebote, Plantafel, Zeiterfassung, Mahnwesen |
| Kennzahl | Abschlussquote der Angebote | Deckungsbeitrag pro Auftrag |
| Beispiele | HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM | HERO, ToolTime, openHandwerk |
Für viele kleine Betriebe reicht die Kundenakte der Handwerkersoftware zunächst aus. Ein eigenes CRM lohnt sich dagegen, sobald viele Anfragen hereinkommen und mehrere Personen sie bearbeiten. Das trifft oft auf Solar-, Wärmepumpen- und SHK-Betriebe mit aktiver Werbung zu.
Wie Sie grundsätzlich zwischen Auftragssystem und Kundensystem entscheiden, erklärt unser Beitrag ERP oder CRM. Einen Überblick über den gesamten Weg finden Sie zudem im Leitfaden Handwerk digitalisieren 2026.
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Welche CRM-Systeme für Handwerker gibt es 2026?
Infrage kommen allgemeine CRM-Systeme wie HubSpot, Pipedrive und CentralStationCRM sowie Handwerkersoftware mit Kundenverwaltung wie HERO, ToolTime, openHandwerk und STREIT. Craftnote ergänzt als Baustellen-App.
Die folgende Tabelle beruht auf den Websites der Anbieter, abgerufen am 31.10.2026. Sie enthält keine Bewertung und keine Rangfolge. Preise ändern sich häufig, prüfen Sie diese deshalb vor dem Kauf.
| System | Art laut Anbieter | Zielgruppe laut Website | Preis ab laut Website | Besonderheit laut Website |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | CRM-Plattform | Teams in Marketing, Vertrieb und Service | kostenlose Version, Starter ab 15 Euro je Lizenz und Monat für Neukunden | Gratis-Version mit bis zu zwei Nutzern und 1.000 Kontakten |
| Pipedrive | Vertriebs-CRM | Vertriebsteams in kleinen Unternehmen | ab 14 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung | Pipeline-Ansicht, 14 Tage Test |
| CentralStationCRM | CRM für kleine Unternehmen | kleine Teams, Handwerk als Branche genannt | kostenlos für 3 Nutzer, Team ab 25 Euro im Monat | Daten in Deutschland, Sitz in Köln |
| HERO | Handwerkersoftware | Handwerksbetriebe, Einstieg bis 5 Mitarbeitende | ab 69 Euro netto im Monat | digitale Kundenakte und Projektpipelines |
| ToolTime | Handwerkersoftware | Handwerksbetriebe bis 10 Mitarbeitende | ab 69 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung im ersten Jahr | KI-Telefonassistent als Zusatz |
| openHandwerk | Handwerkersoftware | Handwerk, Bau und Service | 15 bis 60 Euro je Nutzer und Monat je nach Laufzeit | Kundendatencenter |
| STREIT | Handwerkersoftware mit CRM-App | Handwerksbetriebe | Preis auf Anfrage | CRM-App für Tablets, offline nutzbar |
| Craftnote | Baustellen-App und Bürosoftware | Handwerksbetriebe jeder Größe | ab 14,90 Euro je Nutzer und Monat | Projektchat, Fotos, Zeiterfassung |
Was leisten allgemeine CRM-Systeme im Handwerk?
HubSpot, Pipedrive und CentralStationCRM kommen aus dem Vertrieb. Ihre Stärke ist die Pipeline, also die Übersicht aller offenen Anfragen und Angebote nach Phase. Dazu kommen Aufgaben, Erinnerungen und E-Mail-Anbindung. Angebote mit Kalkulation, Aufmaß oder Rechnungen erstellen diese Systeme dagegen nicht im Handwerksformat. Sie brauchen deshalb meist zusätzlich eine Handwerkersoftware oder ein Rechnungsprogramm.
Was leisten Handwerkersoftwares mit Kundenverwaltung?
HERO, ToolTime, openHandwerk und STREIT kommen aus der Auftragsabwicklung. Sie führen Kundendaten, Angebote, Termine und Rechnungen in einem System zusammen. Laut eigener Website bündelt HERO zum Beispiel Kundeninformationen, Aufmaße und Kommunikation an einem Ort. Eine ausgebaute Vertriebspipeline mit Auswertung nach Anfragequelle ist dagegen nicht immer der Schwerpunkt. Prüfen Sie das deshalb in der Demo.
Craftnote passt in keine der beiden Gruppen ganz. Laut Preisseite liegt der Fokus auf Projektchats, Fotos, Aufgaben und Zeiterfassung auf der Baustelle. Angebote und Rechnungen enthält erst das Paket Büro Plus.
Für den allgemeinen Mittelstand vergleicht unser Beitrag CRM-Systeme im Vergleich weitere Anbieter ausführlich. Hier liegt der Fokus dagegen auf den Abläufen im Handwerksbetrieb.
Welches CRM für Handwerker passt zu Ihrer Betriebsgröße?
Solo-Betriebe kommen meist mit der Kundenakte einer Handwerkersoftware aus. Ab mehreren Personen im Vertrieb oder vielen Werbeanfragen lohnt sich ein eigenes CRM mit Schnittstelle zur Handwerkersoftware.
Solo-Betrieb und Kleinstbetrieb
Hier zählt vor allem Einfachheit. Eine Handwerkersoftware mit Kundenakte deckt Angebote und Rechnungen bereits ab. Wenn Sie zusätzlich Anfragen sauber verfolgen wollen, genügt oft eine kostenlose CRM-Version. Achten Sie dann auf die Grenzen bei Nutzern und Kontakten. Laut Anbieterwebsite erlaubt die Gratis-Version von CentralStationCRM etwa 3 Nutzer und 200 Kontakte. Bei HubSpot sind es bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte. Wächst Ihr Betrieb darüber hinaus, wechseln Sie in ein bezahltes Paket, ohne die Daten neu anzulegen.
Betrieb mit 5 bis 20 Mitarbeitenden
In dieser Größe teilen sich meist Chef und Büro die Anfragen. Ein CRM schafft dann eine gemeinsame Liste mit klaren Zuständigkeiten. Wichtig ist zudem eine Schnittstelle zur Handwerkersoftware, damit Kundendaten nicht doppelt gepflegt werden. Klären Sie außerdem, wer neue Anfragen am selben Tag beantwortet. Diese eine Regel bringt oft mehr als jede Zusatzfunktion.
Betrieb mit eigenem Vertrieb oder aktiver Werbung
Solar-, Wärmepumpen- und SHK-Betriebe mit Online-Werbung erhalten oft viele Anfragen pro Woche. Hier braucht es ein CRM mit Pipeline, automatischen Erinnerungen und Auswertung nach Quelle. Nur so sehen Sie, welcher Kanal tatsächlich Aufträge bringt. Wie Sie Anfragen aus Werbung gewinnen, zeigt der Beitrag zu Meta Ads für Photovoltaik.
Worauf sollten Handwerksbetriebe bei der Auswahl eines CRM achten?
Wichtig sind eine einfache mobile Bedienung, eine Schnittstelle zur Handwerkersoftware, Datenspeicherung in der EU, klare Preise pro Nutzer und eine Pipeline, die zu Ihren echten Abläufen passt.
Kriterien für das CRM für Handwerker
- Mobile App, die auch auf der Baustelle ohne Schulung funktioniert.
- Schnittstelle zur Handwerkersoftware oder ein sauberer Export.
- Speicherort der Daten und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
- Anfragen aus Website-Formularen landen automatisch im System.
- Erinnerungen zum Nachfassen mit Datum und Verantwortlichem.
- Transparente Preise, auch für zusätzliche Nutzer und Module.
Warnsignale bei Anbietern
- Lange Mindestlaufzeit ohne echte Testphase.
- Preise nur auf Anfrage, obwohl Sie ein Standardpaket brauchen.
- Kein Export Ihrer Daten in gängigen Formaten.
- Eine Demo, die nur Funktionen zeigt statt Ihren eigenen Ablauf.
Fragen für die Demo
- Wie gelangt eine Anfrage von unserer Website in das System?
- Zeigen Sie uns bitte ein Angebot, das seit zehn Tagen offen ist.
- Was kostet ein zusätzlicher Nutzer im zweiten Jahr?
- Auf welchem Weg exportieren wir alle Daten, falls wir wechseln?
Was kostet ein CRM für Handwerker und wann lohnt es sich?
Laut den Preisseiten reicht die Spanne von kostenlosen Einstiegsversionen bis zu rund 70 Euro im Monat für Einstiegspakete. Entscheidend ist, ob das CRM mehr Angebote in Aufträge verwandelt.
Neben der Lizenz kosten Einrichtung, Datenübernahme und Schulung Zeit. Als Faustregel planen Sie für die Startphase einige Stunden pro Woche für eine verantwortliche Person ein. Dazu kommen eventuell Kosten für Schnittstellen oder Zusatzmodule.
Beispielrechnung: Kosten pro Auftrag
Die folgende Rechnung nutzt angenommene Werte. Ein SHK-Betrieb erhält 40 Anfragen im Monat und gewinnt davon 8 Aufträge. Das CRM kostet ihn 80 Euro im Monat, also 10 Euro pro Auftrag. Wenn konsequentes Nachfassen nur einen zusätzlichen Auftrag im Monat bringt, übersteigt der Deckungsbeitrag die Kosten meist deutlich. Rechnen Sie deshalb mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Welche Fehler machen Betriebe beim CRM für Handwerker?
Der häufigste Fehler ist ein zu großes System für einen kleinen Betrieb. Dann pflegt niemand die vielen Felder und das CRM verwaist nach wenigen Wochen. Ein zweiter Fehler ist das Nebeneinander von CRM und Handwerkersoftware ohne Schnittstelle. Kundendaten liegen so doppelt vor und widersprechen sich irgendwann.
Zudem unterschätzen viele Inhaber die eigene Vorbildrolle. Wenn der Chef Anfragen weiter per WhatsApp verteilt, folgt ihm das Team. Nutzen Sie die Auswertungen deshalb selbst, etwa in einer kurzen Runde jeden Montag.
Wie führen Handwerksbetriebe ein CRM erfolgreich ein?
Starten Sie mit einem einfachen Ablauf in vier bis fünf Phasen, wenigen Pflichtfeldern und einer verantwortlichen Person. Erweitern Sie das System erst, wenn das Team es täglich nutzt.
- Legen Sie die Phasen Ihrer Pipeline fest, etwa Anfrage, Vor-Ort-Termin, Angebot, Nachfassen und Auftrag.
- Bestimmen Sie, wer neue Anfragen innerhalb eines Werktags bearbeitet.
- Übernehmen Sie nur aktive Kunden und offene Angebote, statt alle Altdaten.
- Binden Sie Website-Formulare und E-Mail direkt an.
- Prüfen Sie nach vier Wochen gemeinsam, was fehlt und was stört.
Den vollständigen Ablauf beschreibt unser Beitrag zur CRM-Einführung im Mittelstand. Die Schritte gelten im Kern auch für Handwerksbetriebe.
LeeUP Media begleitet solche Einführungen als eine Option. Wir führen CRM-Systeme in sechs Schritten ein, von der Analyse bis zur Schulung. Ein Beispiel ist die Fallstudie CloudNine, die von Excel zu HubSpot gewechselt ist. Für Solar- und Handwerksbetriebe verbinden wir das CRM zudem mit dem Aufbau eigener Anfragen. Eine Grenze nennen wir offen: Wir entwickeln keine eigene CRM-Software und verkaufen keine Lizenzen. Hinweis: Angebot der LeeUP Media GmbH, Herausgeber dieses Ratgebers.
Fazit: Das passende CRM für Handwerker folgt Ihrem Ablauf
Ein CRM für Handwerker lohnt sich, sobald Anfragen verloren gehen oder Angebote ohne Nachfassen liegen bleiben. Klären Sie zuerst, ob die Kundenakte Ihrer Handwerkersoftware genügt. Testen Sie dann zwei bis drei Systeme mit echten Anfragen aus dem letzten Monat.
Ihr nächster Schritt: Zählen Sie diese Woche, wie viele Angebote seit mehr als zehn Tagen offen sind. Wenn Sie danach Unterstützung bei Auswahl oder Einführung möchten, sprechen wir gern unverbindlich mit Ihnen.
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Häufige Fragen
Ein bestes CRM für alle Betriebe gibt es nicht. Kleine Betriebe kommen oft mit der Kundenakte ihrer Handwerkersoftware aus. Betriebe mit vielen Anfragen brauchen dagegen ein CRM mit Pipeline und Erinnerungen. Testen Sie zwei bis drei Systeme mit Ihren echten Anfragen.
Ja, laut Anbieterwebsite bieten etwa HubSpot und CentralStationCRM kostenlose Versionen an. Diese sind auf wenige Nutzer oder Kontakte begrenzt. Für den Start in einem kleinen Betrieb reicht das oft aus.
Nicht unbedingt. Viele Handwerkersoftwares haben eine Kundenakte, die für Angebote und Rechnungen genügt. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn Anfragen aus vielen Kanälen kommen und mehrere Personen nachfassen. Achten Sie dann auf eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen.
Laut den Preisseiten der Anbieter beginnen die Preise bei kostenlosen Versionen und liegen für Einstiegspakete bei bis zu rund 70 Euro im Monat, Stand Oktober 2026. Hinzu kommen zusätzliche Nutzer, Module und Ihre interne Zeit für die Einrichtung.
Ein einfacher Start mit wenigen Phasen und Pflichtfeldern gelingt als Faustregel in einigen Wochen. Länger dauern Datenübernahme und Schnittstellen zur Handwerkersoftware. Planen Sie nach vier Wochen eine gemeinsame Auswertung mit dem Team ein.
Ja, wenn der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet und Sie Zugriffsrechte sauber vergeben. Prüfen Sie zudem den Speicherort der Daten. Einige Anbieter wie CentralStationCRM speichern laut eigener Website in Deutschland.
Quellen
